UAB «Biznio mašino kompaniya» (BMK) hjalp selskapet med å løse problemene og med den administrerte utskriftstjenesten (eng. Administrerte utskriftstjenester, MPS) for å standardisere utskriftsprosesser. BMK introduserte tjenesten for 5 år siden og oppdaterer den jevnlig.

Transformasjonen av utskriftssystemet bidrar til å spare penger

«Under gjennomføringen av dette prosjektet var den største utfordringen å optimalisere antall utstyr, tatt i betraktning parameterkrav og utstyrsbelastning. Det var også viktig å velge plassering av nye enheter riktig i henhold til behovene til de ansatte.» sier Vidas Nainys, Kitrons IT-sjef.

Ifølge ham, etter implementeringen av MPS, endret vedlikeholdsprosessene til utskriftsutstyret til IT-avdelingen seg, det var ikke lenger behov for et rom for skriverforbruksvarer, proaktiv overvåking informerer raskt om utskifting av forbruksvarer eller feil på skrivere . Ansatte kan skrive ut eller skanne dokumenter på hvilken som helst skriver i bedriftens lokaler ved å autentisere med RFID-kort.

«Frem til implementeringen av MPS hadde vi ikke kontinuerlig overvåking av utskriftsutstyret. De ansatte informerte selv IT-avdelingen om utgåtte forbruksvarer, og for å kunne skrive ut måtte de vite nøyaktig navn på skriveren og plasseringen i selskapets lokaler», sa Kitrons IT-sjef om fortidens ulemper.

V. Nainys er fornøyd med det vellykkede samarbeidet med BMK, som gjør at vi kan oppnå optimaliseringsmål, og ifølge ham er besparelsene åpenbare: nå bestiller vi mindre utskriftspapir, vi bruker mindre strøm, utstyrets nedetid har blitt kortere, og lokaler vi pleide å lagre forbruksvarer er frigjort.»

Optimalisert flåten av utskriftsutstyr

Valdas Traškevičius, prosjektleder i BMK, sier at første gang for 5 år siden varte gjennomføringen av prosjektet på «Kitron» i opptil 2 måneder, og nå, da det ble besluttet å oppdatere alt utstyret, ble endringene gjort i bare 2 uker.

«Vi startet med analysen av den eksisterende trykkeriutstyrsparken, lasting av den, så avklarte vi behovet – vi forlot flere trykkerier, og kombinerte noen ved å optimalisere hele utstyrsparken,» minnes BMK-prosjektlederen. – Vi planla og gjennomførte for oppdragsgiver Følg meg (lit. follow me) funksjonalitet som lar deg redusere utskriftspunkter, og ansatte kan bruke alle enhetene som er i organisasjonen – ikke bare de som er dedikert til dem. Nå kan hver ansatt skrive ut til skrivere på forskjellige steder fordi det er én felles driver på datamaskinen som utskriftene går gjennom.»

«I den første fasen brukte vi også noe av kundens utstyr, som nylig ble anskaffet og passet til vår helhetssyn og kunne brukes i det nye systemet, og i den andre fasen byttet vi ut alt utstyret med nytt, fordi den gamle var allerede utslitt, og kunden forlot oss fullstendig for å ta seg av transformasjonsprosessen, sier V. Traškevičius.

MPS koblet sammen alle kundens arbeidsplasser i Kaunas: både fabrikker og lager. Det er totalt 36 enheter, hvorav 21 er autentisering aktivert. Han hevder at etter nøye planlegging av prosjektet sammen med oppdragsgiver, var det ingen overraskelser.

«Men under arbeidet vårt bestemte vi oss for å velge en annen type kortleser, som ser mer estetisk tiltalende ut og passer til utformingen av enheten, fordi klienten valgte en ny modell av HP-utskriftsenheter, som er de eneste av denne skriv i Litauen så langt. I diskusjonen med klienten fant vi også ut at vi kan endre prosessen med å utstede gjestekort. Kunden trykket klistremerker som satt fast på kortene, som deretter ble brukt på andre gjester, noe som førte til forvirring i systemet. Derfor foreslo vi å skrive ut informasjonen direkte på kortene. Nå er det ingen grunn til å bekymre deg for klistremerker, dens utskriftsenhet, så løsningen vår forenklet ikke bare prosessen, men også sparte penger», minnes BMK-prosjektlederen.

Både for noen få enheter og for hundrevis

Han forteller at ved oppgradering av alt utstyret var det nyanser rundt fjerning av det gamle utstyret og igangkjøring av det nye utstyret. Siden Kitron ikke kunne lagre alt utstyret på sine arbeidsplasser, var det nødvendig å koordinere tidspunktet for klargjøring av det gamle utstyret for fjerning og oppstart av det nye utstyret så effektivt som mulig for å unngå arbeidsstans.

«I produksjonsselskapet må arbeidet pågå kontinuerlig, så vi måtte takle denne utfordringen: transportørene, som kom med ett parti nytt utstyr, kunne allerede ta ut det gamle utstyret, så vi brukte ikke plass til noe lager, og vi sparte også transportørens kostnader», sier V. Traškevičius.

BMK har akkumulert lang erfaring med implementering av MPS-løsninger siden 2012, de implementerer denne tjenesten i ulike næringsliv og statlige selskaper og institusjoner: banker, forsikrings- og revisjonsselskaper, logistikk, handel, små og store bedrifter. Totalt er denne tjenesten installert i rundt 100 selskaper, fra noen få enheter til store bedrifter eller offentlige organisasjoner med mer enn 300 enheter.

Optimalisering av prosesser betyr mer tid til direkte aktiviteter

«Siden vi har mange kunder som bruker MPS, kan vi gi målingene ganske nøyaktig: Generelt er selskapets kostnader med denne tjenesten redusert med så mye som 30%. De andre verdiene som tilbys av denne tjenesten er imidlertid ikke mindre. viktig: de ansatte i IT-avdelingen jobber mer effektivt, de konsentrerer seg om prosjekter som gir større verdi for bedriften, og vedlikeholdet av utskriftsutstyret blir vårt ansvar», forsikrer BMK-prosjektlederen.

Han understreker også at for eksempel aktiviteten til innkjøpsavdelingen er ekstremt viktig for det offentlige, som organiserer innkjøp av forbruksvarer til forskjellig trykkeriutstyr, reparasjonsarbeider osv. De trenger ikke bekymre seg lenger, for alt er inkludert. i tjenesten og disse arbeidene utføres av leverandøren.

«Det er veldig viktig å understreke at MPS ikke bare er utskrift. Det inkluderer også skanneprosesser, programvaren lar kundene bruke alle enheter på tvers av organisasjonen i forskjellige byer. I tillegg sendes utskrifter eller skannede dokumenter til serveren, slik at kundene ha én utskriftsansvarlig, noe som gjør at de enkelt kan bruke tjenesten uavhengig av hvor den ansatte og utskriftsenheten befinner seg», nevner BMK-spesialisten fordelene.

Han forteller også at dokumenter i dag ikke lenger skannes som bilder, men som søkbar pdf (søkbar pdf i lit.), slik at kundene kan jobbe med innhold, laste opp til DVS og utføre analyser. Skannebanen er også forkortet – dokumenter skannes til klientens valgte lokasjoner – server, perm, f.eks. mail – sammen med muligheten til å legge inn ytterligere metadata for analytikere.